Sponsoring is een belangrijke inkomstenbron voor VV Walram (hierna: de Vereniging). In de loop der jaren is deze inkomstenbron steeds belangrijker geworden, aangezien sportverenigingen in het algemeen geconfronteerd worden met lastenverhogingen en inkomstenverlagingen. Om het belang van een goed sponsorbeleid te benadrukken, heeft het Bestuur van de Vereniging een Sponsor Commissie (hierna: de Commissie) in het leven geroepen om de belangen van de Vereniging en haar sponsoren te behartigen.
De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Commissie zijn door het Bestuur gedelegeerd, waardoor de Commissie autonoom kan werken. Het Bestuur blijft uiteraard eindverantwoordelijk. De Commissie heeft daarmee de opdracht en stelt zich ten doel om de Vereniging via de werving van sponsoren te voorzien van extra inkomsten en/of middelen. Op deze wijze gegenereerde inkomsten en/of middelen worden om niet ter beschikking van de Vereniging gesteld. Het gebruik/de inzet van sponsorinkomsten en/of -middelen is een exclusieve verantwoordelijkheid van het Bestuur van de Vereniging.
Gezien de visie van de Vereniging en het feit dat ook sponsoring dient bij te dragen aan het realiseren van deze visie, komen de met sponsoring verkregen middelen in evenredige mate ten goede aan alle leden van de Vereniging. Dit betreffen dus zowel alle senior leden/teams als alle junior leden/teams. Tevens wenst het Bestuur van de Vereniging zowel alle huidige sponsoren als alle huidige betrokken vrijwilligers van de Vereniging ook bij de uitvoering van het (nieuwe) sponsorbeleid te betrekken. Alleen dan is het mogelijk om het sponsorbeleid van de Vereniging op een goede wijze te continueren.
Samenstelling sponsorcommissie
- De Commissie bestaat uit: een voorzitter, een secretaris/penningmeester, een coördinator interne zaken (zgn. back-office) en een coördinator externe zaken (zgn. front-office).
- De voorzitter is verantwoordelijk voor de uitvoering van het door het Bestuur van de vereniging geformuleerde sponsorbeleid en het functioneren van de Commissie. Hij rapporteert daarover aan het bestuur van de Vereniging en neemt daarvoor ook (voor zover noodzakelijk) deel aan de bestuursvergaderingen.
- De secretaris/penningmeester draagt zorg voor alle voorkomende secretariële en administratieve taken en de verantwoording van de financiële zaken.
- De coördinator interne zaken draagt zorg voor de uitvoering van alle onderdelen van de sponsorpakketten zoals overeengekomen met de sponsoren en de aansturing van de daarbij (intern) betrokken personen.
De coördinator externe zaken draagt zorg voor werving van sponsoren en het onderhouden van goede contacten met onze sponsoren. Tevens stuurt de coördinator externe zaken het team van vrijwilligers aan dat zich concreet bezig houdt met werving/behoud van (nieuwe) sponsoren. Tenminste twee leden van de Commissie zijn tevens lid van het Bestuur van de Vereniging.
Voor de huidige samenstelling alsmede het takenpakket van de Commissie wordt verwezen naar het organigram. Alle leden van de Commissie zijn vrijwilligers die hun inspanningen t.b.v. de Commissie om niet verrichten.
Communicatie
Het Bestuur van de Vereniging wordt door het bestuurslid sponsorzaken op de hoogte gehouden van de gang van zaken binnen de Commissie. Het bestuurslid sponsorzaken heeft daartoe zitting in zowel de Commissie als het Bestuur en draagt er uit hoofde van deze taken zorg voor dat hij zo vaak als mogelijk aanwezig is bij de bijeenkomsten van het Bestuur en de Commissie.
Het Bestuur, of een daartoe aangewezen vertegenwoordiging van het Bestuur, bespreekt de plannen en het functioneren van de Commissie met de voorzitter van de Commissie. Van deze besprekingen wordt door het Bestuur verslag gedaan. Het verslag is ter inzage beschikbaar voor alle leden van de Commissie.
De Commissie informeert het Bestuur minimaal een maal per half jaar schriftelijk over de door de
Commissie verrichte activiteiten en verschaft het Bestuur daarmee zoveel mogelijk inzicht in de voortgang
ten opzichte van de jaarlijkse sponsorbegroting.
Communicatie tussen de Commissie (mede uit naam van
de Vereniging) en de sponsoren vindt plaats via persoonlijke gesprekken, brieven, sponsordagen, themaavonden, overige sponsorbijeenkomsten en de website van de Vereniging
Takenpakket van de sponsorcommissie
De Commissie is verantwoordelijk voor het bepalen en bewaken van het Sponsorbeleid daartoe gemandateerd en aangestuurd door het Bestuur van de Vereniging. Om hier uitvoering aan te geven rekent de Commissie de navolgende zaken tot haar taak en verantwoordelijkheid:
- Zij vormt binnen de Vereniging het centrale coördinatiepunt voor alle sponsorzaken.
- Zij ontvangt daarom via de overige geledingen binnen de Vereniging alle relevante informatie met
betrekking tot deze sponsorzaken. - Zij voert de volledige sponsoradministratie voor de gehele Vereniging om, bij contacten met
sponsoren, op elk moment op de hoogte te zijn van de volledige afspraken en inkomsten per
sponsor. - Zij voorziet de penningmeester van de Vereniging van alle benodigde informatie met betrekking
tot de inkomsten via sponsoring. - Zij voorziet alle overige geledingen binnen de Vereniging van relevante informatie aangaande
sponsorzaken. - Zij wil zoveel mogelijk ondernemers uit Valkenburg e.o. als sponsor aan de Vereniging binden.
Om de doelstelling van maximalisatie van sponsorinkomsten te bereiken stelt de Commissie zich de
navolgende zaken ten doel: - De Commissie bouwt samen met de sponsoren van de VV Walram een relatie op waarbij er
sprake is van een win-win situatie voor zowel de sponsoren als de Vereniging en/of de direct bij
de Vereniging betrokken personen (leden, bestuursleden, commissieleden, leiders, begeleiders
en verzorgers). - Zij ontwikkelt daartoe, samen met de sponsoren, acties en/of activiteiten die er toe leiden dat de
sponsorinkomsten van de Vereniging, de omzet van de sponsoren en de voordelen voor de direct
bij de vereniging betrokken personen toenemen.
De Commissie hecht veel waarde aan duidelijke afspraken en legt daarom de met een potentiële sponsor gemaakte afspraken vast in een sponsorovereenkomst (bij voorkeur met een looptijd van 3 jaar). In deze overeenkomst worden de wederzijdse afspraken duidelijk verwoord. Zodoende kunnen de sponsor en de Vereniging elkaar over en weer aanspreken als deze het gevoel hebben dat er iets niet helemaal volgens de afspraken verloopt.
Dit doen wij om te voorkomen dat er in een later stadium problemen ontstaan. De Commissie adviseert het Bestuur en alle overige vertegenwoordigers van de Vereniging, die uit naam van de Vereniging handelen, de aanschaf van middelen t.b.v. de Vereniging via de hieronder vermelde voorkeursleveranciers en in de aangegeven volgorde te verwerven:
Reeds bestaande sponsoren van de vereniging
Overige Ondernemers in de gemeente Valkenburg e.o.;
Potentiele sponsoren van de Vereniging;
Overige ondernemers.
De commissie wenst dat bovenvermelde voorkeursvolgorde in acht wordt genomen tenzij op grond van de inkoopcondities en/of inkoopvoorwaarden in redelijkheid en billijkheid niet verlangd kan worden dat de aan te schaffen goederen/diensten bij een van de bovenvermelde partijen ingekocht worden.
Opstellen van jaarlijkse sponsorbegroting
De Commissie stelt jaarlijks een sponsorbegroting op waarin de te verwachten sponsorinkomsten
beschreven en begroot worden. Bij deze jaarlijkse sponsorbegroting wordt rekening gehouden met de
ontwikkelingen en trends die actueel zijn op het gebied van sponsoring. De Commissie tracht een zo
nauwkeurig mogelijk beeld af te geven van de sponsorinkomsten die de Vereniging in dat betreffende ja ar
kan verwachten. De jaarlijkse sponsorbegroting is niet taakstellend maar een inspanningsverplichting; de
Commissie zal haar uiterste best doen om de begroting zo goed als mogelijk te realiseren. De
sponsorbegroting wordt ter accordering voorgelegd aan het bestuur.
Ontwikkelen en beheren van sponsorregeling
De Commissie ontwikkelt verschillende sponsorregelingen en zorgt er voor dat deze regelingen bij bestaande en potentiele sponsoren bekend zijn. De sponsorregelingen die de Vereniging biedt, zijn wel overwogen opgesteld. Hierbij is er naar gestreefd om potentiële sponsoren ook de mogelijkheid te bieden voor een keuze ‘op maat’.
Behoudens de ontwikkelde en vastgelegde sponsorregelingen bestaan er altijd mogelijkheden tot ‘echt maatwerk’. Aard en omvang van de sponsoring mogen daarbij geen enkele rol spelen mits deze eenduidig in de sponsorovereenkomst vastgelegd kunnen worden.
Beheren van relatie met bestaande sponsoren
De Commissie onderhoudt de contacten met bestaande sponsoren. Elke sponsor heeft een vaste contactpersoon binnen de Commissie. Deze contactpersoon is in principe de sponsormedewerker die de desbetreffende sponsor heeft ‘binnen gehaald’ al dan niet daarbij ondersteund door de coördinator externe zaken, de voorzitter of enig ander lid van de Commissie. Uiteraard staat het de sponsoren vrij om zelf contact op te nemen met andere leden van de Commissie naast zijn vaste contactpersoon.
Bestaande sponsoren worden periodiek door hun contactpersoon benaderd, zowel vrijblijvend als om de bestaande sponsorovereenkomst tijdig te verlengen en/of de toegevoegde waarde van de sponsoring voor de sponsor zelf, de Vereniging en/of personen die direct verbonden zijn aan de vereniging te vergroten.
Werven van nieuwe sponsoren
De Commissie houdt zich pro actief bezig met het werven van nieuwe sponsoren. Dit om een eventuele teruggang in de omvang van de sponsoring te voorkomen en een mogelijke groei hierin te bewerkstelligen. De werving van nieuwe sponsoren wordt breed gedragen en uitgevoerd. De Commissie zal bij de werving van nieuwe sponsoren indien gewenst en mogelijk een beroep doen op de bestuursleden en alle overige direct aan de vereniging verbonden personen.
Opzetten en onderhouden netwerk
De Commissie ontwikkelt en onderhoudt een breed extern netwerk binnen en buiten de omgeving van de
Vereniging. Dit netwerk moet het mogelijk maken om de doelstellingen, zoals geformuleerd in de jaarlijkse
sponsorbegroting, te realiseren. De Commissie zal hiervoor gebruik maken van de bestaande contacten
van de eigen commissieleden, het Bestuur en alle overige direct aan de Vereniging verbonden personen.
Daarnaast zal de Commissie zelf actief op zoek gaan naar nieuwe contacten om haar netwerk uit te
breiden.
Bewaken exclusiviteit van hoofdsponsor(en)
De Commissie hanteert exclusiviteit regels die ertoe moeten leiden dat bestaande sponsoren met respect behandeld worden en daarnaast zoveel mogelijk ondernemers uit Valkenburg e.o. als sponsor aan de vereniging verbonden worden.
De bestaande hoofdsponsor (‘GOUD-sponsor’) geniet volledige branche exclusiviteit. Gedurende de looptijd van de sponsorovereenkomst van de hoofdsponsor worden geen sponsorovereenkomsten afgesloten met branchegenoten van de hoofdsponsor. Bij twijfel over de toepasselijkheid hiervan wordt in nauw overleg en samen met de hoofdsponsor een besluit genomen.
‘ZILVER-sponsoren’ genieten in principe branche exclusiviteit. De vereniging behoudt zich het recht voor om, na nauw overleg met de betreffende sponsor, een sponsorovereenkomst aan te gaan met een branchegenoot van die sponsor. Dit laatste alleen als in redelijk en billijkheid niet van de Vereniging verlangt kan worden dat een potentiële nieuwe sponsor afgewezen wordt. Overige sponsoren genieten geen branche exclusiviteit.
Ingeval van sponsoring door twee of meerdere branchegenoten worden onderlinge afspraken gemaakt over de wijze waarop eventuele aankopen door de Vereniging over deze sponsoren verdeeld worden. Deze afspraken worden bij voorkeur schriftelijk vastgelegd in de sponsorovereenkomsten van de
betreffende sponsoren.
Ontwikkelen van vaardigheden voor uitingen
Om in zakelijk opzicht een goede partner te zijn, heeft de Sponsor Commissie tal van middelen om de naamsbekendheid van haar sponsoren te vergroten. Een aantal commissieleden is, naast de overige vermelde taken, specifiek belast met het ontwikkelen, (laten) vervaardigen en beheren van al deze sponsoruitingen in en op het complex van de Vereniging.
Organisatie van sponsordagen
Elke sponsor levert zijn gewaardeerde bijdrage aan de ontwikkeling van de Vereniging. De Vereniging moet haar sponsoren daarom koesteren. De Sponsor Commissie wil dit realiseren door o.a. sponsordagen, thema-avonden en andere bijeenkomsten voor de sponsoren te organiseren. Op deze wijze kunnen sponsoren op een vrijblijvende manier en onder het genot van een hapje en een drankje in contact komen met potentiële klanten en/of potentiële zakelijke partners.
Uitdragen van beleid
De Commissie legt dit document ter instemming en het accorderen voor aan het Bestuur. Na het accorderen door het bestuur wordt dit document op de website van de vereniging gepubliceerd. Het Sponsorbeleid van de Vereniging is daarmee vastgesteld. Een kopie van dit document wordt ter beschikking gesteld aan alle reeds bestaande sponsoren van de Vereniging en alle nieuwe potentiële sponsoren die benaderd worden voor het aangaan van nieuwe sponsorovereenkomst.
Voor zaken waarin het sponsorbeleid van de Vereniging niet voorziet en/of bij discussie tussen de Commissie en het Bestuur van de Vereniging ligt de definitieve beslissingsverantwoordelijkheid uiteindelijk bij het Bestuur van de Vereniging. Het Bestuur van de Vereniging blijft uiteindelijk eind verantwoordelijk voor de uitvoering van het Sponsorbeleid en alle daarmee verwanten zaken.
Hoofdsponsoren
Jeugdsponsor
